Conserver idéalement les archives de leurs études fait partie des attribution des notaires et des avocats. Dans leurs cabinets, ces derniers doivent traiter un volume croissant de dossiers à conserver, qu’ils soient sous le format papier ou en version électronique. Ils en arrivent ainsi à la mise en place de politiques solides et réalistes pour la fermeture, l’archivage et aussi la destruction des dossiers de leurs clients. Grâce à certaines politiques d’archivage, les notaires et avocats s’acquittent de cette responsabilité professionnelle, celle de toujours conserver les documents de leurs clients dans le strict respect de la législation.
Pourquoi conserver les archives des études de notaire et avocat ?
Il est nécessaire pour les notaires et avocats de conserver les archives de leurs études. Plusieurs raisons justifient cela. Cet archivage est important pour les notaires et avocats qui pourraient s’en servir éventuellement en cas d’allégations de faute professionnelle faites à leur encontre. Si un de leurs clients fait des réclamations ou les accuse de négligence, c’est un document bien stocké quelque part qui pourrait leur permettre d’apporter la preuve qu’ils ont bien fait leur travail. Il y a des cas où aucune autre source, à part un dossier conservé, ne permet à l’avocat ou le notaire de se blanchir face à une accusation. Allez un peu loin à travers cet article : avocat ou notaires : comment archivez-vous nos documents ?
Si dans votre cabinet vous ne prenez pas la peine de conserver les documents de vos clients, vous en subirez les conséquences un jour. En cas de non-existence d’un dossier permettant d’avoir une visibilité nette sur une réclamation, vous ne pourrez pas vous défendre contre cette réclamation. Cela paraît évident puisque vous n’avez pas de preuve pour démontrer que vous avez réalisé des travaux précis pour le compte de votre client. En outre, votre réputation pourrait prendre un coup si l’affaire aboutissait à une audience publique. Finalement, l’issue de la réclamation vous obligerait à payer la franchise et même à dédommager votre client.
Une autre bonne raison de conserver les dossiers de votre étude d’avocat ou de notaire est de pouvoir contraindre votre client à s’acquitter d’obligations que la loi a prévues. Aussi, l’archivage est envisageable pour un usage futur des documents concernés. En outre, pour vous-même, vous pourrez avoir besoin d’accéder à un papier dans le cadre d’une nouvelle affaire impliquant le même client.
Sachez que la loi demande aux avocats de conserver les registres et documents de comptabilité en fiducie pour les 10 années qui suivent. D’autres papiers sont à archiver durant les 6 années suivantes.
Communiquer avec le client : une nécessité
Lorsque l’avocat ou le notaire archive les documents de ses clients, il doit communiquer avec ces derniers sur la politique qu’il met en place concernant cet archivage. Il est notamment tenu d’expliquer dès le début de son mandat comment se fait chez lui la fermeture, la conservation et la destruction des dossiers. C’est le droit du client d’être informé de la manière dont ses documents sont traités et stockés pendant et après la fin de son affaire. Les avocats et notaires les plus prévoyants joignent à leur convention de mandat écrite un sommaire de leur politique de conservation et de destruction des dossiers qu’ils gèrent.
Contenu du dossier du client à archiver
Le dossier à archiver par le notaire ou l’avocat peut contenir des documents en papier s’il s’agit d’un dossier de format papier. Concernant les documents électroniques, ils sont évidemment rangés dans un dossier électronique. Le plus important dans tous les cas est d’organiser le dossier afin que sa fermeture éventuelle soit facile à effectuer. Celui-ci contient généralement un seul exemplaire de chaque document, sauf s’il y a des raisons particulières qui poussent à conserver des copies supplémentaires du même document. Pour une meilleure organisation du contenu, et selon la complexité du dossier, l’avocat ou le notaire peut utiliser des dossiers et sous-dossiers. Dans le cadre d’une conservation sous un format électronique, il est possible d’indiquer de nombreux détails dans le nom du dossier. Cela simplifierait ainsi son organisation, sa gestion et sa récupération.
Précaution à prendre avant de fermer un dossier
Une politique de fermeture des documents archivés doit absolument être mise en place par l’avocat ou le notaire. Celle-ci est impérative pour préciser le moment où aura lieu cette fermeture et la façon dont cela se déroulera. Concernant le moment, en général, on ferme un dossier d’avocat ou de notaire quand toutes les questions liées à celui-ci ont été achevées ou lorsque tous les engagements qui en découlent sont respectés. On s’assure donc que tous les travaux pour lesquels il a été créé sont bel et bien terminés. Ensuite, un rapport doit être fait au client. Aussi, la fermeture n’intervient que lorsqu’on est sûr que le client a payé ce qui est convenu pour la prestation réalisée. C’est quand il est clairement établi que tous les engagements et les conditions fiduciaires ont été honorés qu’on procède à la fermeture d’un dossier d’étude de notaire ou d’avocat.